Wie leistungsfähig sind die Prozesse in einem Unternehmen und wie lassen sie sich verbessern? Das Process Mining soll darauf die Antwort liefern und schürft dafür tief in den Daten. Denn die Analyse und Auswertung der Geschäftsprozesse erfolgt hier auf systematische Weise und berücksichtigt alle wichtigen Transaktionsdaten. Wie das genau funktioniert und welche Vorteile damit für Ihr Unternehmen verbunden sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Process Mining Definition – was ist Process Mining?
Das Process Mining gehört zum weiten Feld des Data Minings. Es handelt sich um die datengestützte Auswertung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Dafür verwendet Ihr Unternehmen alle digitalen Spuren, die Ihre Prozesse hinterlassen. Dazu gehören insbesondere die Event-Logs, die aus den beteiligten IT-Systemen stammen. Eine andere Bezeichnung hierfür lautet Automated Business Process Discovery (ABPD).
Prozess-Mining ist dabei als Sammelbegriff zu verstehen für alle Techniken, die für eine solche Analyse von Geschäftsabläufen zum Einsatz kommen. Die Auswertung basiert auf Data Mining-Algorithmen, die auf Bewegungsdaten und Log-Dateien spezialisiert sind. Das Ziel ist es, Muster und Trends in den Daten zu erkennen. Dadurch erfahren Unternehmen mehr zu ihren Prozessen und können diese entsprechend optimieren.
Welche Process Mining-Typen sind zu unterscheiden?
Insgesamt sind drei Technik-Typen zu differenzieren, die für die Analyse von Geschäftsprozessen zum Einsatz kommen:
- Erkennung (engl. discovery): Diese Technik wenden Sie an, um Prozesse zu erkennen und für diese ein geeignetes Modell zu erstellen.
- Übereinstimmungsprüfung (engl. conformance): Unter Anwendung dieser Technik finden Sie heraus, inwiefern Ihre Prozessmodelle zu aktuellen Daten konform sind.
- Erweiterung (engl. enhancement): Mit dieser Technik erweitern Sie Ihre bestehenden Prozessmodelle, um zu einer noch aussagekräftigeren und nützlicheren Beschreibung zu gelangen.
Wie funktioniert Process Mining?
Um das Prozess-Mining durchführen zu können, benötigen Sie Daten. Die Speicherung der relevanten Transaktionsdaten erfolgt in einer Log-Datei. Auf diese könne Ihre Process Mining Tools nach Durchlaufen der Prozessinstanz für die Analyse zugreifen. Jeder Prozessschritt bringt dabei seine eigenen Daten hervor. Die Erstellung dieser Datensätze erfolgt automatisch, sie stehen umgehend für die Auswertung zur Verfügung.
Die Process Mining Tools sind dafür zuständig, alle relevanten Log-Dateien zu erfassen und an einer Stelle zusammenzuführen. Beim Auswertungsvorgang selbst handelt es sich um einen automatisierten Prozess. Die Software kann Ihnen also im Idealfall Antworten auf Knopfdruck liefern. Möglich ist auch, eine regelmäßige Auswertung in bestimmten zeitlichen Abständen festzulegen.
Die Aufgabe der Tools besteht darin, anhand mathematisch-statistischer Verfahren die Prozesse und die dazugehörigen Aktivitäten mit ihrer zeitlichen Abfolge zu durchleuchten. Auf diese Weise gelingt es, die im Unternehmen stattfindenden Prozesse zu rekonstruieren, sie darzustellen und nachvollziehbar zu machen. Anhand der Datenauswertungen lassen sich dann Optimierungen anstoßen, die zum Beispiel der Effizienzsteigerung dienen.
Die Tools greifen dabei auf sämtliche Ereignisdaten zurück, die in der Organisation anfallen. Sie können dabei sowohl aus dem ERP (enterprise risk planning) als auch aus dem CRM (customer relationship management) stammen.
Wie einfach sich die Daten dabei analysieren lassen, hängt von deren Granularität ab. Damit ist der Verdichtungsgrad gemeint. Eine Zusammenfassung oder Aggregation der Daten ist zum Beispiel unter organisatorischen, räumlichen oder zeitlichen Gesichtspunkten möglich. Davon hängt ab, wie anspruchsvoll sich später die Auswertung gestaltet.
Typisch ist eine Visualisierung der Ergebnisse, damit Sie schneller ein Verständnis dafür entwickeln können, wie der Ablauf des Gesamtprozesses aussieht. Welche Funktionen konkret zur Verfügung stehen, hängt immer von den eingesetzten Process Mining Tools ab.
Warum Process Mining für Unternehmen sinnvoll ist
Das Process Mining ermöglicht es Ihnen, eine andere Sicht auf Ihre Prozesse zu erhalten. So bietet zum Beispiel die Kontrollflussperspektive Einblicke in die Abfolge von einzelnen Prozessschritten. Daran anschließend können Sie einen Abgleich mit dem Soll-Zustand vornehmen.
Insgesamt bietet das Prozess-Mining Ihnen vier solcher Perspektiven auf Ihre Prozesse und die dadurch generierten Daten. Neben der Kontrollflussperspektive sind das die Organisations-, Fall- und Zeitperspektive. Anhand der Organisationsperspektive erkennen Sie zum Beispiel, in welcher Beziehung Ihre Mitarbeiter und die IT-Systeme zueinander stehen, die an einem bestimmten Geschäftsprozess teilnehmen.
Die Fallperspektive wiederum ermöglicht es Ihnen, einzelne Prozessinstanzen zu analysieren. Dazu gehören eine Beschreibung und Kategorisierung anhand der Eigenschaften. Das ist zum Beispiel dann nützlich, wenn Sie wissen möchten, wer an einer Prozessinstanz beteiligt ist.
Wenn Sie die Zeitperspektive einnehmen, interessieren Sie sich dafür, wie häufig und zu welchen Zeitpunkten bestimmte Ereignisse auftreten. Das ist nützlich für die Durchführung von Prozesssimulationen und ermöglicht es Ihnen zum Beispiel, Flaschenhälse in der Prozesskette zu erkennen.
Welche Herausforderungen sind damit verbunden?
Um die Prozessdaten für die Analyse im Rahmen des Process Minings nutzen zu können, müssen die Daten erst einmal vorliegen und bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Möchten Sie etwa die Betrachtungsebene der Zeitperspektive wählen und Simulationen durchführen, müssen Ihre Event-Logs mit einem Zeitstempel versehen sein. Je nachdem, wie Sie mit den Daten arbeiten, stellen sich also andere Anforderungen.
Eine Herausforderung stellt auch die Implementierung dar. Die Effektivität der Anwendungen im Zusammenhang mit dem Mining hängt davon ab, ob diese tatsächlich Zugriff auf alle relevanten IT-Systeme erhalten. Das ist nur möglich, wenn die notwendigen Schnittstellen dafür vorhanden sind. Zudem kann sich ein hoher Aufwand für die erforderliche Konfiguration ergeben. Um diese technische Hürde zu bewältigen, ist häufig eine enge Zusammenarbeit mit dem Anbieter der Anwendung für das Prozess-Mining erforderlich.
Ein Problem stellt für das Mining grundsätzlich auch das Vorliegen einer heterogenen IT-Infrastruktur dar. So kann eine gesonderte Aufbereitung der Log-Dateien erforderlich sein, wenn für die Ereignisse keine einheitlichen Beschreibungen vorhanden sind. Daraus ergeben sich zwei Nachteile. Zum einen steigt der Arbeitsaufwand und zum anderen kann es zu einer Verfälschung der Ereignisdaten kommen.
Kontaktiere uns jetzt und vereinbare Dein kostenloses Erstgespräch mit einem unserer Experten.
Wofür setzen Unternehmen die Analysemethode in der Praxis ein?
Die Einsatzmöglichkeiten für das Prozess-Mining sind in der Praxis der Unternehmen besonders vielfältig. Prinzipiell kommt dafür jeder IT-gestützte Prozess infrage. Sie optimieren damit Bestellabläufe, Finanzströme oder Fertigungsprozesse. Auch die Bearbeitung von Tickets durch den Support lässt sich nachvollziehen und verbessern. Hinzu kommt der Einsatz für die Konformitätsprüfung bei Finanztransaktionen.
Process Mining – Vorteile für Business Intelligence?
Häufig setzen Unternehmen diese Analysemethode ein, um Vorteile für ihre Business Intelligence zu erreichen. Die datengestützten Einsichten in die Prozesse helfen dabei, Geschäftsentscheidungen zu beschleunigen und voranzutreiben. Und die Tools ermöglichen es, Flaschenhälse in Ihren Abläufen zu erkennen und nach deren Ursachen zu forschen. Sie erhalten Hinweise darauf, welche Maßnahmen erforderlich sind, um wieder zur gewünschten Effizienz zu finden.
Grundsätzlich kommt das Mining auch für die Überwachung von Prozessen zum Einsatz. Sie erkennen schneller, wenn diese den vorgegebenen Pfad verlassen und können rechtzeitig eingreifen. Denn Abweichungen von festgelegten Workflows sind immer möglich. Unternehmen nutzen das Prozess-Mining, um deren Einhaltung besser zu kontrollieren.
Fazit Process Mining
In Unternehmen finden eine Vielzahl von Prozessen statt. Wenn Sie sich darüber einen Überblick verschaffen, die Abläufe verstehen lernen und Optimierungen anstoßen möchten, können Sie dafür Process Mining Tools einsetzen. Diese Werkzeuge helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesse besser zu begreifen, sie effizienter zu gestalten und letztlich einen größeren Nutzen daraus zu ziehen.
Das Prozess-Mining ist so nützlich, weil praktisch jede Abteilung in Ihrem Unternehmen davon profitieren kann. Es entfällt die Notwendigkeit für manuelle Inspektionen oder Interviews und der damit einhergehende hohe Aufwand. Stattdessen erhalten Ihre Mitarbeiter Ergebnisse auf harter Datenbasis und analysieren die Prozesse genau so, wie sie tatsächlich ablaufen. Die in den Log-Dateien gespeicherten Echtzeit- und Archivdaten spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Deren Auswertung ermöglicht es, ein tieferes Verständnis für die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu entwickeln.
